Productividad: no te vayas por las ramas. Las claves para mejorarla.

Ya sea en clase, en la oficina o en casa, existen momentos en los que queremos mantener la productividad al máximo. Un examen, una fecha de entrega de un trabajo, o una acumulación de tareas en el trabajo, pueden hacer que necesitemos revisar nuestra productividad. Queremos dejar de procastinar, queremos mejorar nuestra eficiencia a corto plazo y al ser posible de manera permanente, pues ser más productivo puede significar un aumento de sueldo, una mejora de nuestra calidad de vida e incluso algo más de tiempo libre para nosotros. En este artículo, te damos las claves para permanecer concentrado y ser más productivo. Si tuviéramos que hacer un pequeño resumen sería el siguiente: ¡no te vayas por las ramas! Mantente enfocado en una tarea cada vez y limita tu búsqueda de información a esa tarea. Cualquier distracción debe ser eliminada al instante.

Ladrones de productividad

Trabajando, estudiando, navegando por internet… siempre surgen cosas interesantes que mirar, que hacer, que leer… apúntalas, al final del día, o de la semana, las mirarás y verás si sirven de algo, pero en el momento deséchalas, haz una cosa cada vez, si no te perderás y al final no habrás hecho nada. Si es algo importante, termina lo que estás haciendo y sigue con lo otro, pero no lo dejes en “stand by” porque todas esas cosas se acumularán en tu cabeza. ¿Cuántas cosas están ya luchando por tu atención? ¿Tienes tu teléfono contigo? ¿Ves alertas de correo en la parte inferior de tu pantalla? ¿Vibra tu teléfono cuando recibes un mensaje privado? ¿Y tu pantalla te muestra notificaciones de slack, twitter, facebook, telegram o alguna aplicación similar? Y por si fuera poco, esa lista de “cosas por hacer” sigue creciendo y creciendo.

Estadísticamente, somos víctimas de una distracción cada tres minutos. Una vez perdemos la concentración, podemos tardar hasta veinticinco minutos en recuperar el ritmo de trabajo en la tarea que estábamos desempeñando. No salen las cuentas, ¿verdad? Eso significa que vives el día rodeado de ladrones de productividad, que podrías hacer mucho mejora las cosas si tu atención no saltara de un lugar a otro como un cachorro que acaba de llegar a un parque nuevo.

Lo que sucede en nuestro cerebro

En nuestro cerebro hay una lucha interna y continua que se produce a nivel químico, eléctrico, conceptual e incluso metafísico si queremos ponernos trascendentes. Lo que ocurre, a grosso modo, es que nuestro córtex prefontral trata de llamar nuestra atención sobre lo que queremos hacer, las tareas que planificamos, mientras nuestro lóbulo parietal está continuamente en alerta para responder a estímulos, la clásica respuesta de lucha o huye, que tantas vidas de nuestros ancestros ha salvado. El equilibrio está roto, y damos tantos estímulos que tratar de concentrarse hoy en día en un contexto normal es una tarea utópica. Cuentan de un antiguo filósofo que era capaz de mantener una conversación calmada con un gato y un niño en su regazo. Para el urbanita de hoy eso no es nada. Aunque estés sentado delante de tu ordenador como hacía la gente hace quince años, el número de estímulos se ha multiplicado tanto que para tu cerebro es como si tratases de leer un texto en otro idioma en un concierto punk-rock batiendo récords guinness de decibelios en las primeras filas.

La fuerza de voluntad es un recurso finito

Uno no puedes estar concentrado todo el tiempo. Después de un tiempo de trabajar en una tarea, la motivación disminuye. Cada distracción requiere de un pequeño esfuerzo para volver, y poco a poco ls pequeñas interrupciones, los despistes, van minando nuestra energía de modo que nos queda menos fuerza de voluntad para dedicarnos a lo que realmente queremos. Por ello, tenemos que maximizar el potencial de nuestras ganas de trabajar y hacer cosas, de forma que cuando queramos hacer algo podamos ponernos a hacerlo, y no tengamos que romper un sinfín de barreras o bloqueos antes de hacer aquello que realmente queremos y nos satisface. Un ejemplo sencillo: imagina que somos escritores, y que de repente nos viene una idea para escribir en nuestro libro. Si nuestro ordenador tarda ocho minutos en encender, conectarse a la página donde estamos editando el borrador y abrir el punto donde queremos empezar, hay muchas probabilidades de que tengamos mucha menos motivación que si tuviéramos todo organizado de forma que pulsáramos un botón y pudiéramos ponernos a escribir. Del mismo modo, si para hacer deporte necesitamos prepararlo todo, despedirnos durante diez minutos, otros veinte para llegar al lugar donde hacemos deporte, y encima está abarrotado, pocos días conseguiremos nuestros objetivos para estar en forma. Tenemos que planificar una estrategia en la que no tengamos que hacer uso de una gran fuerza de voluntad para llevar a cabo nuestras tareas. En los ejemplos anteriores, tener el ordenador en stand-by, o las cosas del gimnasio ya preparadas, así como elegir una hora que no sea punta, nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos sin luchar contra los elementos. Los siguientes apartados te darán más consejos y estrategias para que tu fuerza de voluntad no se agote antes de alcanzar tus objetivos.

Haz lo que es importante (planifica)

Hay una fábula sobre unos leñadores en un bosque que tratan de cortar el mayor número de árboles en un día. La práctica totalidad de los leñadores se lanzan a cortar árboles entre gritos guerreros, sudores y esfuerzos. Tan solo uno, calmado, prepara su herramienta durante una hora antes de comenzar a talar. Pasa una hora entera afilando el hacha, y cuando al fin termina, se pone satisfecho a su tarea. Este es el leñador que gana la competición. En nuestro día a día, nosotros somos los leñadores que tenemos un montón de tareas, y nuestro hacha es la planificación, el cómo, el cuándo y el por qué vamos a hacer cada cosa.

Planifica tu día, tu semana, tu proyecto de vida en función de lo que consideres importante para ti. Organiza las tareas de mayor a menor importancia, las que tienen que hacerse primero y las que pueden esperar. De este modo, tendrás una visión global de qué vas a hacer, cuándo y como, y te será más fácil elegir en qué concentras tus esfuerzos. Esto no significa que tu planificación sea inmutable. Es importante que cada cierto tiempo la revises y basándote en tu experiencia hagas una reevaluación de metas y objetivos. Un consejo: se trata de hacer un planning rápido, no una tesis doctoral. El hacha tiene que estar afilada, pero no hace falta que hagamos un análisis de su estructura molecular a nivel cuántico para ponernos a trabajar. No necesitas “la mejor estrategia del mundo”, sino una estrategia que te ponga en marcha, porque el movimiento se demuestra andando, y un destino, porque caminar en círculos no nos lleva a ninguna parte. A partir de ahí, pon esfuerzo y alegría en las tareas que te has planteado.

Entrénate para las interrupciones

Si sabes que vas a ser interrumpido, sabrás cómo afrontarlo. Por ejemplo, en la oficina, está estadísticamente probado que ponerte unos auriculares, aunque no estés escuchando música, disminuye un alto porcentaje de las interrupciones de compañeros; si alguien tiene que moverse y llegar hasta a ti para interrumpirte, además de tener contacto físico para sacarte de tu momento de concentración, se asegurarán más de tener una buena razón para hacerlo. Otras estrategias consisten en cerrar la puerta, pues una barrera física impone mucho más. También puedes establecer mecanismos de comunicación, y reforzarlos asertivamente cada vez que alguien se los salte. La gente tiende a pensar que cualquier mínima tarea puede hacértela llegar a base de interrumpirte, aunque sea lo menos urgente del mundo. Hazles ver que tu trabajo, tu tiempo, es importante, y que pueden hacerte llegar esas tareas por otras vías sin interrumpir tu trabajo actual.

Hasta que domines la técnica de hacerte “intocable”, las interrupciones seguirán llegando una detrás de otra. Practica el “fire an forget”. Apunta la causa de la interrupción, crea la tarea en un sistema de tickets, una lista de papel a modo de checklist, lo que sea para no olvidarla, unos segundos y vuelve a tu trabajo. Hazle ver a la persona que te interrumpe que has tomado nota, que priorizarás la tarea y lo harás lo antes posible, pero deja también claro (el lenguaje no verbal es importante aquí) que vas a seguir con lo que estás haciendo y la interrupción ha terminado. Continúa con tu trabajo antes de perder esa concentración que tanto tiempo se tarda en alcanzar, será beneficioso para ti y terminarás antes para poder dedicarte a otras tareas pendientes.

Una cosa cada vez: olvida la multitarea

Esto es importantísimo: nuestro cerebro no ha evolucionado para la multitarea. Cuesta mucho esfuerzo hacer malabarismos entre varios contextos, máxime cuando son contextos complicados y en cada uno de ellos tienes que tener ideas complejas que evaluar. Haz una cosa cada vez. Tras decidir lo que vas a hacer a continuación, no cambies de tarea, ¡te costará mucho tiempo entrar en ella! Termina lo que estás haciendo y busca la siguiente cosa que quieras hacer. En ocasiones, tendemos a “saltar” de nuestro objetivo a realizar una tarea para otra persona, por cualquier razón, ya sea que no queremos dar la imagen de que no nos importa, o que pensemos que la persona puede necesitar la solución ya. Si es el caso (los médicos salvan vidas…) y no queda más remedio, cambia tu tarea, pero asegúrate que esos cambios suceden muy pocas veces al mes, y con motivos realmente importantes. La excepción sería alguien que esté muy por encima de tu escalafón en la “cadena alimenticia” del trabajo, y que se encuentre visiblemente ofuscado porque necesita una solución rápida, pero asegúrate de que esa es la excepción. La gente suele ser razonable si les planteas tiempos razonables de solución a sus problemas, y muchas veces el saltar de una tarea a otra lo que hace es retrasar nuestro trabajo en general, causar estrés y es más contraproducente que productivo.

Tiempos de no distracción: la técnica pomodoro

Una técnica que tiene un alto porcentaje de éxito es la llamada “pomodoro”. Consiste en hacer intervalos de cierto tiempo (por ejemplo, 25 minutos) en los que nos dedicamos a una tarea. Ese intervalo de tiempo es “irrompible”, es decir, salvo que haya un fuego debajo de tu silla no puedes cambiar de tarea. Ni internet, ni avisos, NADA debe interrumpirte en ese momento. Salvo que seas controlador de tráfico aéreo, hay pocas cosas que no puedan esperar 25 minutos. ¡Y a ellos nadie les interrumpe mientras hacen su “pomodoro” de dirigir aviones! Tras ese intervalo, descansas un par de minutos, marcas el estado de la tarea, y preparas el siguiente pomodoro. Ese tiempo es de no distracción total. Utiliza un cronómetro, una aplicación de móvil, lo que quieras, pero no interrumpas tus pomodoros (la técnica se llama “pomodoro” porque su inventor utilizaba un reloj de cocina en forma de tomate). Practica esta frase: cuando alguien haga amago de interrumpirte, pregunta “¿podemos verlo en 12 minutos?” (12 es, por ejemplo, el tiempo que te queda en tu cronómetro); en la mayoría de los casos la respuesta será afirmativa. Haz una nota en algún lugar para preguntar al final de tu pomodoro, no queremos que las personas sientan que las ignoramos.

Vigila tu dieta y tu sueño

Seguro que lo sabes pero cien por cien seguro que no lo tienes en cuenta. El sueño es uno de los principales factores para nuestra concentración, así que dormir las horas necesarias es importante para tener una mente alerta. Fíjate que no hemos utilizado la expresión “el mínimo de horas necesarias”. Deja de buscar “el mínimo” pensando que así tienes más horas productivas. Tendrás más horas de vigilia, y harás menos cosas. Descansa lo que te pida el cuerpo, y más, y verás que cosas que te costaba entender o te resultaba cansado hacer se convierten en tareas sencillas y gratificantes. Es tan sencillo como probarlo un par de semanas, una vez te des cuenta de esta realidad no querrás volver atrás, porque serás una persona más inteligente y despierta. Igualmente, la dieta cumple un factor importantísimo a la hora de regular tus procesos cognitivos. Come de manera frugal y variada, y tu cuerpo te proporcionará esa atención que necesitas para ser más productivo. Recurre a un profesional si es necesario en el caso de que tu dieta o tu sueño no sean óptimos.

Planifica tus horarios. Incluye tiempo de ocio.

Necesitas una estructura para ser productivo. El “luego lo hago” sólo sucede cuando hay un “luego” al que llegar, de lo contrario pospondrás tareas indefinidamente. Ten un tiempo para cada cosa, y no te olvides de tener horarios asignados para tu familia y tu tiempo de ocio, pues es imprescindible para desconectar y recargar la energía que necesitas para ser productivo. En ocasiones, jugar una partida rápida a un videojuego de arcade nos puede revitalizar y dar una inyección de adrenalina y aire fresco en nuestro día. Busca una actividad equivalente, que te quite a lo sumo 5-10 minutos, e inclúyela un par de veces a lo largo del día para salir de la monotonía y disparar tu productividad.

Descansa sin agotar tu cerebro

Deja el móvil en tus descansos. Pasea, cierra los ojos, conversa con alguien… no trates de rellenar tu tiempo de descanso con tareas “productivas” como contactar por whatsapp. Tienes que desconectar del mundo digital por unos minutos si quieres ser productivo en tu trabajo. Si estás en casa, dobla ropa, aprovecha y plancha (una tarea muy terapéutica a la que se le coge cariño), vacía el lavavajillas o alguna tarea similar. Si estás en la oficina, sal al exterior, pasea, respira aire fresco, come algo ligero, ordena tu mesa… ¡desconecta! Es la mejor forma de recargar las pilas para un nuevo ciclo de productividad.

Limita el estrés

No abarques más de lo que puedes abarcar. Conoce tus límites y aprende a decir “No” cuando algo sale fuera de lo que puedes hacer. Esto no quiere decir que no salgas de tu zona de comfort, pues salir de ella puede ser un impulso en tu productividad y en tu carrera, pero aceptar todas las tareas sin filtro te sumergirá en un pozo de estrés del que no podrás salir nunca. Elige tus tareas y negocia en lo que vas a trabajar a continuación.

Haz deporte, vigila tu postura

¿De verdad es necesario que relatemos los beneficios del deporte? Todo el mundo los conoce, pero solo los que lo practican lo sienten. Da el primer paso para sentirte mejor y practica algún deporte regularmente. Asimismo, vigila tu postura, al menos cada hora piensa (o tenlo apuntado como tarea) en cómo estás sentado, corrige la postura y continúa trabajando. Las primeras veces puede parecer que fuerzas la postura, y lo estarás haciendo, hasta que los músculos de tu cuerpo se adapten (gracias también al deporte) a tomar posturas adecuadas que te evitarán dolores crónicos y posibles problemas de salud en el futuro.

Empieza poco a poco

Te hemos dado una lista con múltiples consejos. Aquí va el último: “starting small”. Empieza poco a poco, entrénate en estas técnicas mejorando una cada vez, recompénsate cuando creas que has hecho algo bien y trata de limitar/superar los malos hábitos que vayas identificando. Dedica unos minutos cada día a ver los avances que has realizado, manteniendo una actitud positiva (hoy he logrado que no me interrumpieran durante un pomodoro, y lo he hecho sin enfadar a nadie). Se consciente de tus malos hábitos y supéralos, ¡Tú puedes!

¿Cuántas veces has interrumpido la lectura de este artículo? ¿Cuántas por estímulos externos?

Vale que hemos escrito un artículo algo extenso, pero… ¿de cuántas interrupciones has tomado tú la decisión? Hoy en día somos incapaces de mantenernos concentrados: demasiados estímulos, demasiada información. Como mencionábamos en este artículo sobre el teléfono móvil, los estímulos externos están haciéndose con el control sobre nuestro tiempo, algo que deberíamos de controlar nosotros.

 

Aplica nuestras técnicas. Al final de cada día, reflexiona sobre lo que has aprendido y aplicado, sentirás que tienes más energía, que has sido más productivo y que puedes hacer más cosas cada vez.

¿Tienes algún truco que te funcione especialmente bien para mejorar tu productividad? ¡Anímate a contárnoslo en los comentarios!

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